檔案是美化環(huán)境、創(chuàng)建文明衛(wèi)生城市重要活動的真實(shí)記錄。管好用好城市綠化檔案，對提高城市品位，促進(jìn)城市建設(shè)事業(yè)的發(fā)展具有重要的意義。因此，我們必須把握住城市綠化檔案的特點(diǎn)，認(rèn)真做好城市綠化檔案的收集整理、保管利用工作，使城市綠化檔案工作更好地為城市建設(shè)及各項(xiàng)工作服務(wù)。

    一、城市綠化檔案的形成及其內(nèi)容

    1.綠化檔案的形成。綠化檔案是在綠化建設(shè)工作中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖紙、照片、圖片及不同載體的文件材料。綠化檔案有城市道路綠化、綠帶、綠筲；有環(huán)島、廣場綠化；有景點(diǎn)綠化、小區(qū)綠化。

    2.綠化檔案內(nèi)容。大致可劃分為：

    (1)城市綠化工程檔案。包括街道綠化、綠帶、綠籬、環(huán)島綠化、廣場綠化等綠化工程中形成的文字材料、綠化布置圖、綠化小品設(shè)計(jì)圖、照片及工程竣工驗(yàn)收資料。

    (2)古樹名木檔案。包括在古樹名木管理養(yǎng)護(hù)中成的文子材料，古樹名木所在的地理位置、樹名、學(xué)名、科屬、樹齡等鑒定中形成的檔案卡、照片、養(yǎng)護(hù)管理責(zé)任書和調(diào)查的情況記錄及應(yīng)采取的保護(hù)措施等。

    (3)園林綠化檔案。包括新建園林景點(diǎn)、舊園改造、修建等園林建筑的綠化配套工程項(xiàng)目中形成的各種文件材料，設(shè)計(jì)圖紙、方案，論證材料。

    (4)城市綠化普查檔案。包括上級文件，工作方案，綠化普查中形成的各類通知、簡報(bào)、計(jì)劃、辦法、總結(jié)、說明、責(zé)任書，各類普查表冊、計(jì)算機(jī)軟件。

    (5)其它綠化工作中形成的檔案。包括綠化團(tuán)體學(xué)會工作、年會、學(xué)術(shù)研討中形成的文件材料；綠化工作會議的文件、會議資料。

    二、城市綠化檔案的特點(diǎn)

    城市綠化檔案除一般檔案所有的特點(diǎn)外，還有它自身所具有的特殊性，其主要表現(xiàn)在：

    1.專業(yè)性。城市綠化檔案專業(yè)性的表現(xiàn)，除在綠化管理業(yè)務(wù)工作中所應(yīng)遵循、適用的規(guī)范是國家有關(guān)綠化政策這一特定性外，在城市綠化建設(shè)中要根據(jù)綠化的生長特點(diǎn)，選擇地點(diǎn)進(jìn)行規(guī)劃、設(shè)計(jì)、布局、種植養(yǎng)護(hù)管理。因而，其在各項(xiàng)綠化工作中所形成的檔案與其它檔案相比，具有較強(qiáng)的專業(yè)性。

    2.分散性。城市綠化的好壞，標(biāo)志著一個(gè)城市的精神面貌。由于園林建筑、古樹名木等年代的久遠(yuǎn)，載體的多樣性，使得一些檔案往往分散在文物、博物、園林科研史志及院校各單位。這就決定其分散性。

    3.載體形式的多樣性。城市綠化檔案既有一般檔案的共性，但又存在著差異，其載體有紙質(zhì)、感光材料磁性材料等制成的檔案；有錦旗、獎?wù)隆ⅹ劚葘?shí)物；有志書、實(shí)物遺存、圖片等，經(jīng)收集整理或加工成文獻(xiàn)資料后，也可作為檔案保存。

    三、搞好城市綠化檔案工作的幾點(diǎn)設(shè)想

    1.要根據(jù)城市綠化總體規(guī)劃，做好綠化檔案的征集工作。綠化規(guī)劃，經(jīng)設(shè)計(jì)定案實(shí)施后形成了大量的檔案資料，在接收時(shí)，不能只注重接收帳內(nèi)”的相關(guān)檔案，必須對一個(gè)城市總體規(guī)劃中形成的檔案資料、涉及城市綠化的重點(diǎn)工程會議資料、城市綠化系統(tǒng)規(guī)劃會議資料、創(chuàng)建城市精神文明建設(shè)中環(huán)境綠化方面資料，以及一些補(bǔ)充有參考價(jià)值的資料和有憑證作用或有紀(jì)念意義的實(shí)物。

    2.突出重點(diǎn)，抓好重點(diǎn)綠化工程的建檔工作。要根據(jù)城市特點(diǎn)建立有特色的城市綠化阿絡(luò)體系，抓好綠化工程建檔工作。其重點(diǎn)工程包括：重點(diǎn)風(fēng)景區(qū)的建設(shè)；主要道路綠化；濱河綠帶；典型住宅小區(qū)綠化；政府機(jī)關(guān)、大專院校的綠化工程等。根據(jù)檔案工作的現(xiàn)狀特點(diǎn)和規(guī)律，從思想組織制度等方面加強(qiáng)對重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，在收集整理環(huán)節(jié)上實(shí)行超前服務(wù)，改變常規(guī)的滯后服務(wù)現(xiàn)象，要指派專門人員進(jìn)行收集、積累。建檔的關(guān)鍵在于收集，工程竣工驗(yàn)收時(shí)，檔案材料是否齊全準(zhǔn)確要作為驗(yàn)收條件之一列人項(xiàng)目的驗(yàn)收內(nèi)容。

    3.加強(qiáng)綠化檔案的開發(fā)利用，促進(jìn)城市綠化事業(yè)的發(fā)展。

    (1)檔案利用工作是檔案管理系統(tǒng)自我完善的在動力。變檔案工作服務(wù)性的被動為利用工作的主動，是提供檔案利用的關(guān)鍵。要及時(shí)了解用戶的基本情況和需求從調(diào)查和預(yù)測綠化工作著手，開展對用戶需求的研究做到心中有數(shù)，變消極等待為積極主動如在創(chuàng)建文明衛(wèi)生城市工作中，城市綠化工作內(nèi)容就占有相當(dāng)大的比例在此項(xiàng)工作的檢查、評價(jià)、驗(yàn)收中，可以積極主動地提供城市綠化統(tǒng)計(jì)資料。

    (2)開展以城市綠化為主題的展覽，通過照片、圖片及文字說明的形式，介紹城市綠化工作的現(xiàn)狀，綠化工作成就以及綠化與各行各業(yè)乃至與人們的生活關(guān)系。

    (3)要把握好綠化檔案工作的重點(diǎn)改變檔案工作重收集輕利用、重保管輕研究的狀態(tài)。要改變這種狀況，采取有針對性地選擇檔案參加各種技術(shù)交流以此來拓寬利用渠道，促進(jìn)檔案流向技術(shù)市場；流向生產(chǎn)流向經(jīng)營。

    (4)發(fā)揮檔案人員的自身優(yōu)勢，根據(jù)本單位和社會的需求拓展服務(wù)渠道，開展檔案調(diào)研，進(jìn)行深層次的開發(fā)利用。檔案人員要根據(jù)利用者的需求，搞一些綠化專題匯編，綠化基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編，也可把省內(nèi)外、同行業(yè)的綠化基礎(chǔ)數(shù)據(jù)編制成對比表供用戶利用促進(jìn)城市綠化事業(yè)的發(fā)展。